Два кармана остатка: склад и букеты
У каждого товара остаток делится на две части. Первая — склад: сырьё, из которого собирают заказы. Вторая — витринные букеты: цветы, которые уже стоят в готовом букете. В сумме это весь актив, а доступным для новых заказов считается складской остаток за вычетом резерва. Поэтому сборка витринного букета не «съедает» товар: цветы переезжают из одного кармана в другой, и общий остаток не меняется. Товар списывается, когда букет продан. Если букет разобрали, цветы возвращаются на склад.
Пример: как движется остаток
Допустим, на складе 100 роз. Флорист собирает пять витринных букетов по 11 роз: на складе остаётся 45, в букетах — 55, а общий остаток по-прежнему 100. Один букет продали с кассы — в букетах стало 44, общий остаток 89. Другой букет простоял несколько дней и его разобрали: 11 роз вернулись на склад. Ни в одном из этих шагов никто не вводил остаток вручную, и по журналу движений видно, откуда взялась каждая цифра.
Остаток не правят руками
Источник истины — журнал движений: каждое изменение записано как плюс или минус с датой и автором. Текущий остаток — лишь быстрый расчёт из этого журнала. Поэтому у любой цифры на складе есть история, а исправить остаток «тихо» нельзя: только документом — приходом, списанием, перемещением или инвентаризацией. Все складские операции выполняются транзакцией: списать наполовину невозможно.
Приход, списание, перемещение, инвентаризация
- Приход. Приходная накладная сначала сохраняется черновиком, потом проводится. К накладной можно привязать поставщика из справочника.
- Списание. Акт с причиной: по умолчанию «Порча», «Истёк срок», «Брак» и «Другое», свои причины добавляются. Процент списания попадает в аналитику.
- Перемещение между точками. Отправитель оформляет накладную, и товар списывается с его точки сразу; получатель принимает её, и тогда остаток зачисляется ему. Для перемещений между брендами есть правила соответствия номенклатуры.
- Инвентаризация. Вы вводите фактические остатки, а расхождения оформляются документами прихода и списания.
- Уценка и пересорт. Оформляются отдельными актами. Уценка меняет розничную цену товара, не двигая остаток.
Ручные складские операции делаются при подключении к интернету. Только продажи на кассе могут работать офлайн, об этом — на странице кассы.
Резервы под заказы
Когда создаётся заказ на дату, компоненты букета резервируются со складского кармана. При выдаче резерв превращается в списание, при отмене заказа — возвращается. Флорист и управляющий видят, сколько товара свободно, а сколько уже обещано клиентам на завтра. Если нужно списать или переместить то, что занято резервом, система позволяет это сделать только с указанием причины, а в документе остаётся пометка, что резерв был продавлен.
Рецепты и витринные букеты
Рецепт — это состав букета: какие цветы и в каком количестве. По рецепту рассчитывается цена и списание. Витринный букет собирается из товаров, получает название, цену и фотографии, а на витрине показывается его возраст — удобно, чтобы вовремя уценить или разобрать вчерашний букет. Букет «на ходу» под заказ, который собирают прямо при клиенте, списывает товар со склада сразу.
Себестоимость: средневзвешенная
При каждом приходе с известной закупочной ценой себестоимость пересчитывается как средневзвешенная по всему активу — складу и букетам вместе. В заказе цена и себестоимость фиксируются снимком на момент продажи, поэтому позднейшие изменения цен не переписывают прошлую маржу. Себестоимость видят только владелец, управляющий бренда и управляющий точки. Кассиру, флористу и диспетчеру она не показывается — ни на экране, ни в данных, которые отдаёт сервер.
Продажа в минус не блокируется
Цветочная торговля не может остановиться из-за расхождения в учёте: товар физически отдан. Если остаток ушёл в минус, например после офлайн-продажи, система не запрещает продажу, а отправляет владельцу уведомление о минусовом остатке (его можно отключить). Дальше управляющий разбирается: проводит приход, списание или инвентаризацию.
Журнал и аудит
Каждая операция пишет в журнал аудита: кто её сделал, что именно и когда. Накладные и акты хранят автора, поэтому на вопрос «кто списал эти пионы» есть ответ. Для владельца сети это ещё и защита от потерь: подозрительные списания и минусовые остатки видны сразу, а не при годовой ревизии.
Перенос из Excel
Список товаров и клиентов загружается из файла Excel, поэтому запуск не начинается с ручного набора справочника. Каталог товаров общий для владельца, цены, рецепты и клиенты ведутся на уровне бренда, а остатки — на уровне точки.